ตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารการเงิน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

กำหนดโดย  หอจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

1.

สำเนาหนังสือเวียนเกี่ยวกับการเงิน

 

 

1.1  สำเนาหนังสือเวียนเพื่อทราบ  เช่น

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  1  ปี

 

1.1.1  สำเนา พ... ให้อำนาจกระทรวงการคลัง

(ระเบียบฯ  สารบรรณข้อ 57.5)

 

          กู้เงินจากต่างประเทศ

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

1.1.2  สำเนาพระราชกำหนด เรื่องให้อำนาจ

 

 

          กระทรวงการคลังปรับโครงสร้างเงินกู้

 

 

          ต่างประเทศ พ.. 2528

 

 

1.2  สำเนาหนังสือเวียนเพื่อถือปฏิบัติ  เช่น

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้จนกว่าจะมีการ

 

1.2.1  พระราชบัญญัติบำเหน็จบำนาญข้าราชการ

เปลี่ยนแปลง

 

          .. 2539

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

1.2.2  พระราชกฤษฎีกาเงินสวัสดิการเกี่ยวกับ

หมายเหตุ  ระเบียบ  หมายถึง  ระเบียบ

 

          การรักษาพยาบาล พ.. 2523

                  สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย

 

 

                  งานสารบรรณ พ.. 2526

 

 

 

2.

ระเบียบการเงินที่เกี่ยวข้องเฉพาะแต่ละหน่วยงาน

 

 

2.1  ระเบียบการเงินตามแผนความร่วมมือกับ

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้จนกว่าจะยกเลิก

 

       ต่างประเทศ

ระเบียบ

 

2.2  ระเบียบการเงินช่วยเหลือจากต่างประเทศ

ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

 

       เอกสารประกอบด้วย

 

 

       -  เหตุผลในการกำหนดระเบียบ

 

 

       -  ขั้นตอนการดำเนินการ

 

 

       -  เอกสารการอนุมัติระเบียบ

 

 

 

 

3.

การตรวจสอบภายใน  เอกสารประกอบด้วย

 

 

3.1  รายงานการตรวจสอบเอกสารประจำปี

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  1  ปี

 

3.2  รายงานการตรวจสอบโครงการต่าง ๆ ของ

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

       หน่วยงาน

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

4.

หมวดเงินเดือน และค่าจ้างประจำ

 

 

เอกสารประกอบด้วย

 

 

4.1  บัญชีถือจ่ายเงินเดือน /ค่าจ้างประจำ

ลำดับที่ 4.1 – 4.6  สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา

 

4.2  สำเนาคำสั่งบรรจุแต่งตั้ง  โอน  ย้าย

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี

 

4.3  หลักฐานในการปรับเพิ่ม หรือลดอัตรา

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้

 

        เงินเดือน

อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

4.4  ใบแสดงการเลื่อนระดับ  และปรับอัตรา

แล้ว

 

4.5  หนังสือรับรองเงินเดือนเหลือจ่าย

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

4.6  หนังสือรับรองการเบิกเงินเดือนครั้งสุดท้าย

 

 

4.7  รายละเอียดประกอบการเบิกจ่ายเงินเดือน

ลำดับที่ 4.7  สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้

 

       และค่าจ้างข้าราชการ  ลูกจ้าง

ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ ข้อ  66 – 70

 

 

 

5.

หมวดค่าจ้างชั่วคราว  เอกสารประกอบด้วย

 

 

5.1  สำเนาคำสั่งจ้าง

ลำดับที่ 5.1 – 5.3 สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา

 

5.2  หนังสืออนุมัติอัตราตำแหน่ง

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

5.3  ใบลงเวลาปฏิบัติงาน

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้

 

 

อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

 

แล้ว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

5.4  แบบฟอร์มเบิกจ่าย (หลักฐานการจ่ายเงิน)

ลำดับที่ 5.4  สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา

 

 

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

 

 

6.

หมวดค่าตอบแทนใช้สอย  และวัสดุ

 

 

6.1  ค่าตอบแทน

 

 

6.1.1  บันทึกอนุมัติปฏิบัติงานนอกเวลา

สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการ

 

6.1.2  ใบลงเวลาปฏิบัติงาน

เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี 

 

 

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

 

6.1.3  หลักฐานการจ่ายเงินค่าตอบแทนการปฏิบัติ

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 –70

 

          งานนอกเวลา

 

 

*   เอกสารชุดนี้จะมี  2 ฉบับ  ฉบับจริงส่งคลัง

ฉบับสำเนาหน่วยงานผู้ขอเบิกเก็บไว้ไม่น้อยกว่า

 

ตั้งเบิก และ สตง.  ตรวจสอบฉบับสำเนาเก็บที่

1  ปี 

 

หน่วยงานผู้ขอเบิก  สตง. ไม่ตรวจสอบ

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

6.2  ค่าเช่าบ้าน  เอกสารประกอบด้วย

 

 

6.2.1  สำเนาคำสั่งบรรจุรับราชการครั้งแรก

ลำดับที่ 6.2.1 – 6.2.5  เก็บไว้จนสิ้นสุดสัญญา

 

6.2.2  หลักฐานการโอน / ย้าย

การเช่าซื้อ หรือผู้ขอเบิกหมดสิทธิ์ขอเบิก

 

6.2.3  แบบรายงานของคณะกรรมการตรวจสอบ

สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการ

 

          ข้อเท็จจริง

เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

6.2.4  แบบขอรับเงินค่าเช่าบ้าน (แบบ 72 )

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

6.2.5  หลักฐานการเช่า / สัญญาเช่าซื้อ

 

 

6.2.6  แบบขอเบิกเงินค่าเช่าบ้าน (แบบ 73 )

ลำดับที่ 6.2.6 – 6.2.7  สตง.  ตรวจสอบแล้ว

 

6.2.7  คำอนุมัติเบิกจ่าย

ไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้

 

 

ไม่น้อยกว่า  5  ปี เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่น

 

 

ที่สามารถนำมาใช้อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือ

 

 

หรือเอกสารดังกล่าวแล้ว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

6.2.8  ใบเสร็จรับเงิน

ลำดับที่ 6.2.8  สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา

 

 

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

6.3  ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ค่าใช้สอย)

สตง. ตรวจแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการเก็บ

 

เอกสารประกอบด้วย

รักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี  เมื่อมีหนังสือ หรือ

 

6.3.1  ใบขออนุมัติการเดินทาง

เอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทน

 

6.3.2  รายงานการเดินทาง

หนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว

 

6.3.3  ใบแนบขอเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

          (แบบ 8703)

 

 

6.3.4  ใบเสร็จรับเงิน / ใบรับรองแทน

 

 

          ใบเสร็จรับเงิน  (แบบ 111)

 

 

6.3.5  บันทึกการอนุมัติเบิกจ่าย

 

 

 

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

 

6.4  ค่าวัสดุ/ ค่าจ้างเหมา (ค่าใช้สอย)

สตง. ตรวจแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการเก็บ

 

เอกสารประกอบด้วย

รักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี  เมื่อมีหนังสือ หรือ

 

6.4.1  บันทึกอนุมัติขอจัดซื้อ จัดจ้าง

เอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิง หรือทดแทน

 

6.4.2  ใบสั่งจ่าย / สั่งซื้อ / สัญญาจ้าง

หนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว

 

6.4.3  ใบตรวจรับ / ใบส่งของ / ใบเสร็จรับเงิน

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

 

 

7.

หมวดค่าสาธารณูปโภค เอกสารประกอบด้วย

สตง. ตรวจแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการเก็บ

 

7.1  หลักฐานใบแจ้งหนี้ค่าน้ำประปา  ค่าไฟฟ้า

รักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี  เมื่อมีหนังสือหรือ

 

       ค่าโทรศัพท์  ค่าไปรษณีย์

เอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทน

 

7.2  บันทึกขออนุมัติเบิกจ่าย

หนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว

 

7.3  ใบเสร็จรับเงิน

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

 

 

8.

หมวดครุภัณฑ์  ค่าที่ดิน  และสิ่งก่อสร้าง

 

 

เอกสารประกอบด้วย

 

 

8.1  รายงานขอซื้อหรือจ้าง

ลำดับที่  8.1 – 8.6  สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มี

 

8.2  คำสั่งแต่งตั้งกรรมการ

ปัญหา ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้จนสิ้นสุด

 

8.3  รายงานผลการพิจารณาสอบราคาหรือ

โครงการ หรือสัญญาเก็บต่ออีกไม่น้อยกว่า 10 ปี

 

       รายงานผลการประกวดราคา

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

8.4  ใบสั่งซื้อ / สั่งจ้าง, สัญญา,  แบบพิมพ์เขียว

 

 

8.5  ใบเสร็จรับเงิน

 

 

8.6  หลักฐานการโอนสิทธิ์  การรับเงิน

 

 

8.7  ใบตรวจพัสดุ  หรือการจ้าง

ลำดับที่ 8.7 – 8.8  สตง.  ตรวจสอบแล้วไม่มี

 

8.8  บันทึกอนุมัติการเบิกจ่าย

ปัญหา ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า

 

 

5  ปี  เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำ

 

 

มาอ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสาร

 

 

ดังกล่าว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ ข้อ 66 – 70

 

8.9  ทะเบียนครุภัณฑ์

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้จนกว่ารายการ

 

 

ครุภัณฑ์ในทะเบียน  จำหน่ายหมด

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

9.

หมวดเงินอุดหนุน / หมวดรายจ่ายอื่น

 

 

เอกสารประกอบด้วย

 

 

9.1  บันทึกอนุมัติการเบิกจ่าย

ลำดับที่  9.1 – 9.3  สตง. ตรวจแล้วไม่มีปัญหา

 

9.2  ใบเสร็จรับเงิน

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี

 

9.3  ใบแจ้งหนี้ตามประเภทรายจ่าย

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้

 

 

อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

 

แล้ว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

9.4  เอกสารโครงการพิเศษ

ลำดับที่ 9.4 สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา

 

(เอกสารประกอบด้วยโครงการ เอกสารการเงินฯ)

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้จนสิ้นสุดโครงการ

 

 

แล้วเก็บต่ออีกไม่น้อยกว่า  5 ปี 

 

 

ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

 

 

 

10.

หมวดเงินงบกลาง  เอกสารประกอบด้วย

 

 

10.1  เงินสำรองจ่ายฉุกเฉิน

ลำดับที่ 10.1 – 10.2  สตง.  ตรวจแล้วไม่มีปัญหา

 

10.2  เงินพัฒนาจังหวัด

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

 

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้

 

 

อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

 

แล้ว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบ ข้อ 66 - 70

 

10.3  สำเนาโครงการ

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี

 

 

ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

 

 

 

 

10.4  ค่ารักษาพยาบาล

ลำดับที่ 10.4 – 10.6  สตง.  ตรวจแล้วไม่มีปัญหา

 

10.5  เงินช่วยเหลือบุตร

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

10.6  เงินช่วยการศึกษาบุตร

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้

 

 

อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

 

แล้ว

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบ  ข้อ 66 – 70

 

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

11.

เอกสารทางบัญชี  เอกสารประกอบด้วย

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี

 

11.1 สมุดบัญชีเงินสด (แบบ 2101)

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

11.2  สมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร (แบบ 2102)

 

 

11.3  สมุดบัญชีแยกประเภท

 

 

11.4  ใบโอน (สมุดรายวัน)

 

 

11.5  บัญชีเงินรายได้แผ่นดิน (แบบ 3006)

 

 

11.6  บัญชีเงินรายได้แผ่นดินนำส่งคลัง

 

 

         (แบบ 3007)

 

 

11.7  บัญชีลูกหนี้เงินยืมราชการ

 

 

11.8  บัญชีลูกหนี้เงินทดรองราชการ

 

 

11.9  บัญชีใบสำคัญเงินทดรองราชการ

 

 

11.10 บัญชีลูกหนี้เงินทดรองราชการ

 

 

                           ฯลฯ

 

 

 

 

12.

เอกสารประเภททะเบียน  ประกอบด้วย

 

 

12.1  ทะเบียนคุมงบประมาณรายจ่าย (แบบ 2121)

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี

 

12.2  ทะเบียนคุมฎีกาเบิกจ่ายเงิน

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

12.3  ทะเบียนรายจ่ายตามแผนงาน / ตาม

 

 

         โครงการ (แบบ 2121)

 

 

12.4  ทะเบียนรายจ่ายงบกลาง

 

 

12.5  ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ

 

 

12.6  ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก

 

 

12.7  ทะเบียนเช็ค

 

13.

รายงานการเงิน  เอกสารประกอบด้วย

 

 

13.1  รายงานเงินคงเหลือประจำวัน ณ  วัน

ลำดับที่ 13.1 – 13.7  สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี

 

         สิ้นเดือน

ปัญหาให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า

 

13.2  รายงานแยกประเภททั่วไป

5  ปี 

 

13.3  รายงานฐานะเงินงบประมาณรายจ่าย

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 - 70

 

13.4  รายงานเงินรายจ่ายงบกลาง

 

 

13.5  งบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันสิ้นเดือน

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

 

13.6  รายงานลูกหนี้เงินทดรองราชการ, ใบสำคัญ

 

 

         เงินทดรองราชการ

 

 

13.7  รายงานลูกหนี้เงินยืมทดรองราชการ,

 

 

         รายงานลูกหนี้  เงินนอกงบประมาณ

 

 

13.8  รายงานเงินนอกงบประมาณ

ลำดับที่ 13.8 – 13.10 สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี

 

13.9  รายงานเงินรายได้แผ่นดิน

ปัญหาให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า

 

13.10  รายงานรายจ่ายตามแผนงาน / งาน /

5  ปี 

 

          โครงการ

ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

 

 

 

14.

เอกสารประกอบการบันทึกรายการทางบัญชี

 

 

14.1  สำเนาฎีกาเงินงบประมาณ,  เงินนอก

ลำดับที่ 14.1 – 14.4 สตง.  ตรวจแล้วไม่มีปัญหา

 

         งบประมาณ

ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า  5 ปี

 

14.2  สำเนาใบนำส่งเงินนอกงบประมาณ หรือ

เมื่อมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่ สามารถนำมาใช้

 

         เงินเบิกเกินส่ง

อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าว

 

14.3  ใบนำส่งหรือใบเสร็จรับเงิน

แล้ว

 

14.4  ใบนำส่งเงินรายได้แผ่นดินนำส่งคลัง

ทำลายได้ตามระเบียบ ข้อ 66 – 70

 

14.5  สมุดต้นขั้วเช็ค

ลำดับที่ 14.5 – 14.9 สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี

 

14.6  สมุดเงินยืม

ปัญหาให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า

 

14.7  สมุดคู่มือวางฎีกาเบิกเงินคลัง (แบบ 8601)

10  ปี

 

14.8  ต้นขั้วบัตร

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ  66 – 70

 

14.9  สมุดเงินฝากธนาคาร

 

 

 

 

15.

หมวดงบประมาณเอกสารประกอบด้วย

 

 

15.1  ... งบประมาณรายจ่ายประจำปี

ลำดับที่ 15.1 – 15.2  ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้

 

15.2  ระเบียบงบประมาณ

จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง

 

 

ทำลายได้ตามระเบียบฯ ข้อ 66 – 70

 

15.3  หลักฐานการโอนและขออนุมัติเงินประจำ

ลำดับที่ 15.3 – 15.4 ให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้

 

         งวด

ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

15.4  เอกสารการขอและอนุมัติเงินประจำงวด

ทำลายได้ตามระเบียบฯ  ข้อ 66 – 70

 

 

 

ลำดับที่

ชื่อเรื่อง

กำหนดอายุการเก็บ

 

15.5  คำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปี

ลำดับที่ 15.5 – 15.9  ให้ส่วนราชการเก็บงบรักษา

 

         เสนอสำนักงบประมาณ

ไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี

 

15.6  คำขอแปรญัตติ  และคำชี้แจงประกอบ

ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

 

15.7  หนังสือตอบจากสำนักงบประมาณ

 

 

15.8  ร่างคำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปี

 

 

15.9 หนังสือตอบขอโอนเปลี่ยนแปลง

 

 

        งบประมาณประจำปี